Corona heeft gezorgd voor de juiste infrastructuur van tijds- en plaatsonafhankelijk samenwerken, maar heb je je organisatie nog niet veranderd. Dat is zonde! Op dit moment heb je namelijk goud in handen om samen met jouw medewerkers de samenwerking in de organisatie naar een hoger niveau te tillen. Dit vraagt wel om een intensief proces. Dat bespreek ik in dit artikel.
Hybride samenwerken: van online kantoortje spelen naar een nieuw ontwikkelingsniveau. Ben je er klaar voor?
Het kantoor van vroeger is verleden tijd
De ontwikkeling naar meer hybride samenwerken is iets dat speelt in veel organisaties. Ook in jouw organisatie zie je leidinggevenden worstelen met het vinden van nieuwe manieren om de verbinding terug te vinden binnen het team, maar zeker ook teamoverstijgend. Medewerkers hebben hun eigen werk- en privé balans gevonden en hebben vaak een vast patroon van thuis- en op kantoor werken. Op kantoor denken ze vervolgens verbinding te kunnen maken met andere collega’s. Alleen, die medewerkers hebben ook hun eigen werk- en privébalans. Wat het kantoor vroeger was voor ons, dat is definitief verleden tijd*.
Van kantoor naar hybride is als van koets naar auto
Toen twee eeuwen geleden de auto werd uitgevonden, zag deze er nog uit als een koets. Dat was namelijk het luxe vervoermiddel waarmee we gewend waren om van A naar B te komen. Bij de verandering van kantoor naar hybride zag ik hetzelfde gebeuren. Toen Corona de wereld trof, verplaatste ons werk zich naar huis. Alle overleggen gingen door via dezelfde structuur en agenda, alleen dan online. We planden de overleggen een uur of langer en allemaal strak achter elkaar. Dat je brein zo’n lange scherm- en online vergadertijd helemaal niet aankan, deed er niet toe. Dit is wat we gewend waren. We ontworpen de auto in de vorm van een koets.
Mijn vraag aan jou is: wat is er sinds Corona veranderd? Als jij een dag thuis werkt en daarbij ook online vergadert, in hoeverre houd jij dan rekening met bijvoorbeeld scharreltijd, koffiepauze en wandelen? Maar vooral: welke andere samenwerkings- en communicatievormen pas je inmiddels toe? Of ben je nog steeds alleen afhankelijk van de vergaderingen via Teams of fysiek, e-mail en Whatsapp? Ik zeg het je: je zit nog in de koetsfase. Tijd om daar wat aan te doen, vind je niet?
Een meer wendbare organisatie via hybride samenwerken
Wanneer we in jouw organisatie aan de slag gaan met hybride samenwerken, gebruik ik niet alleen de kennis rondom hybride werken*. Ik combineer deze kennis met mijn ervaring met teamcoaching en organisatieontwikkeling en ik pas de principes van de Lerende organisatie* toe. Zo ontstaat er enerzijds een betere structuur en cultuur rondom hybride werken en ontwikkel je anderzijds een meer wendbare en lerende cultuur in je organisatie.
Hybride samenwerken start bij het management
Het proces naar een optimale hybride samenwerking start met de vraag: waar is hybride werken de oplossing voor? Waarom worden wij daar een betere organisatie van? Hoe helpt hybride werken bij het realiseren van onze missie? Met andere woorden: hoe wordt onze klant hier beter van?
Als je dat weet, kun je antwoord geven op de vraag welke resultaten je wilt bereiken met hybride samenwerken. Wat moet het de organisatie uiteindelijk opleveren?
Vervolgens ga je de kaders vaststellen van hybride samenwerken. Bijvoorbeeld: Wil je als organisatie naar een volledige asynchrone manier van samenwerken? Of blijf je focussen op een vaste werkplek en werktijd als leidraad? Misschien heb je wel rekening te houden met openingstijden op een fysieke locatie. Dat vraagt andere kaders dan een kantooromgeving waar doorgaans geen klanten komen.
Bovenstaande vragen beantwoord je allemaal op management- en organisatieniveau. Maar hierna is de stem aan de medewerkers.
Hybride samenwerken in de teams
Als het management duidelijkheid heeft gegeven over de kaders, kun je met teamsessies starten. In de sessie die ik tot nu heb begeleid, blijkt het volgende proces goed te werken:
Alle medewerkers in een team krijgen via een simpele digitale tool een paar individuele vragen. Via de antwoorden krijgen we een aantal teamoverstijgende thema’s boven tafel waar we in een teamsessie van drie uur met verschillende werkvormen mee aan de slag gaan. Aan het einde van zo’n teamsessie liggen er concrete ideeën, oplossingen én afspraken waarmee het team beter hybride kan samenwerken. De bijvangst van elke teamsessie is inzicht in wat elk team nodig heeft om beter hybride te kunnen samenwerken. Dit kan gaan om bijvoorbeeld digitale middelen, huisvesting of opleiding.
Organisatie-analyse op ontwikkeling
Dat brengt ons bij de laatste fase van dit proces. Als alle teams een dergelijke sessie hebben gehad, is glashelder wat de organisatie te doen heeft om de teams beter in staat te stellen om (hybride) samen te werken. De data die we hebben verzameld geven ons inzicht op het niveau van systeemtheorie, systemisch werk en organisatieontwikkeling. Met deze informatie maken we een analyse van de stappen die je op het gebied van cultuur, structuur en gedragsverandering kunt zetten om de organisatie een grote stap voorwaarts te brengen in de verandering en ontwikkeling die je voor ogen hebt. Snap je nu waarom je goud in handen hebt als je aan de slag gaat met hybride samenwerken?
Interventie, evaluatie, bijstellen
Natuurlijk is het daarna de bedoeling dat je de interventies die je doet evalueert en analyseert, zodat je telkens kunt bijstellen. Dit is essentieel om te komen tot een lerende organisatie en het is tegelijkertijd een ondergeschoven kindje. Naar mijn mening is juist dat de reden dat organisaties niet wendbaar en lerend worden, maar dat is weer een heel mooi onderwerp voor een ander artikel.
Ga jij voor goud?
Door beter hybride samen te werken kan ook jouw organisatie een nieuw ontwikkelingsniveau bereiken richting een meer wendbare en flexibele organisatie. Je hebt goud in handen om nu eindelijk die stappen te maken die al jarenlang in jullie strategische plannen en visies staan. De vraag is nu, blijf je doormodderen en met z’n allen online kantoortje spelen met alle nadelige gevolgen van dien (lees het artikel ‘Hybride samenwerken: positieve en negatieve gevolgen’) of ga jij voor het goud dat voor het grijpen ligt?
Neem gerust contact op
Heb je na het lezen van dit artikel hulp of ondersteuning nodig? Ik kan me voorstellen dat je niet precies weet waar je moet beginnen. Je hebt geen tijd, zit met andere vragen of je weet niet zo goed hoe je collega's in je organisatie mee kunt krijgen om dit proces te starten. Ik plan graag een kennismaking met je in. Dan kunnen we onder andere sparren over jouw organisatie!
Bronnen
*Eerste hulp bij Hybride Werken (Kim Spinder), Werk heeft het kantoor verlaten (Jitske Kramer), Leidinggeven in een hybride organisatie (Jeroen Busscher)
*https://stichtingorganisatieleren.nl/
