Hybride samenwerken bij de Omgevingsdienst Groningen
Omgevingsdienst Groningen (ODG) zocht een procesbegeleider die alle teams van de Omgevingsdienst zou kunnen begeleiden bij sessies over het hybride werken. Ik heb de sessies begeleid en het MT verder geholpen met de verdere ontwikkeling. Benieuwd hoe deze klantcase is verlopen? Lees dan snel verder!
De uitdaging
De Omgevingsdienst Groningen was op zoek naar een Procesbegeleider teamsessies voor hybride werken. Het MT van de ODG had op basis van gedegen onderzoek in de organisatie al een kader vastgesteld over hybride werken. De teamsessies zouden meer inzicht moeten geven in wat medewerkers nodig hebben om beter hybride te kunnen samenwerken. Van elk team werd een tijdsinvestering van een dagdeel gevraagd. Dat is best intensief, dus we wilden een ontwerp maken waarbij de teams zoveel mogelijk konden bespreken in zo weinig mogelijk tijd. Ook was het belangrijk om maatwerk te leveren, want het is een organisatie met een grote diversiteit aan mensen, waarbij de behoeften op het gebied van hybride werken uiteen lopen.
Omgevingsdienst Groningen:
"Wij hebben Eline als een zeer professionele begeleider ervaren. Zowel de daadwerkelijke begeleiding van de teamgesprekken als de voorbereiding en afstemming waren heel zorgvuldig. Eline is in staat om aansluiting te maken met de medewerkers uit de diverse teams en toch een eenduidige organisatie lijn vast te houden. Eline is duidelijk in haar terugkoppeling en goed benaderbaar. Ook schuwt zij niet om een nieuw digitaal instrument te introduceren en de groepen hierin mee te krijgen."
Over Omgevingsdienst Groningen
Omgevingsdienst Groningen is verantwoordelijk voor het uitvoeren van milieu- en leefomgevingstaken voor de gemeenten in Groningen en voor de provincie Groningen. De organisatie heeft ongeveer 200 medewerkers in dienst in zeer diverse functies. Denk aan vergunningverlening, handhaving, advies en ondersteunende diensten. Het gaat hierbij om een mix van juristen, ingenieurs, milieudeskundigen en administratieve medewerkers.
De aanpak
Om de teamsessies zo effectief mogelijk te laten verlopen, waarbij we aan konden sluiten bij de behoeften van de teams, hebben we de teamleiders actief bij het ontwerp betrokken. Ik plande met alle teamleiders een afspraak, waarbij we spraken over alles waar hij of zij en zijn of haar medewerkers tegenaan liepen.
De resultaten
Heidi Assen en ik maakten een ontwerp voor de teamsessies en samen met haar of Callista Roelofs begeleidde ik de teamsessies. Voorafgaand aan elke sessie ontvingen de medewerkers een e-mail met een kleine thuisopdracht, om digitale post-its te plakken bij enkele vragen op een Mural-bord. Niet iedereen kon daarmee werken, maar dat hebben we opgelost door een tutorial mee te sturen met de e-mail; een kort filmpje met een uitleg over het Mural bord. Via de individuele antwoorden kregen we per team een aantal thema’s boven tafel waarmee we in de teamsessie met verschillende werkvormen aan de slag zijn gegaan, waaronder een World Café en een Consent-sessie. Elk team kon op deze manier werken aan haar eigen thema’s. Zo creëerden we maatwerk per team.
Na de eerste paar sessies kwamen we erachter dat er een waardevolle bijvangst ontstond over wat de medewerkers nodig hadden van de organisatie, op een veel breder vlak dan alleen hybride werken. We spraken af dat ik een analyse zou maken van deze output en aan het MT aanbevelingen zou doen voor het vervolg. Dit presenteerde ik uiteindelijk in diverse sessies met het MT.
Terugblik
De teams kijken met een positief gevoel terug op de teamsessies. Ze vonden het prettig om fysiek bij elkaar te komen en elkaar op een meer informele manier te spreken. Ook zijn er concrete afspraken gemaakt om de samenwerking onderling te verbeteren en ontstonden er allerlei ideeën om de verbinding en de kennisdeling in het team en tussen de teams te vergroten.
Er was wel wat scepsis bij sommige medewerkers of de zaken die organisatiebreed moesten worden opgepakt wel bij het MT terecht zouden komen. Deze scepsis bleek gelukkig onterecht. Na de presentatie van de aanbevelingen aan het MT zijn alle teamleiders weer met hun teams in gesprek gegaan over de zaken die organisatiebreed opgepakt werden. Medewerkers hebben gezien dat er wat met hun input is gedaan. Omgevingsdienst Groningen is een mooie stap verder gekomen met het creëren van een goede hybride samenwerking in de teams.
Meer weten?
Sinds deze opdracht bij de Omgevingsdienst Groningen heb ik me verder verdiept in de kansen die de nieuwe werkelijkheid biedt om effectiever samen te werken in teams. Wil je meer weten? Neem dan gerust contact op voor een gratis kennismakingsgesprek.
