Hart voor mensen, hard voor het systeem

Een collega wees me laatst op een artikel in het Financieel Dagblad: ‘Gemeente stuurt duurzame ondernemer van kastje naar de muur.’ In dit artikel werd uitgelegd dat Zwolle zich hard zegt te maken voor een circulaire economie, maar dat ondernemers in de praktijk tegen weerstand oplopen in het gemeentehuis. De ondernemer in dit artikel, Frank Aalbers, wilde oesterzwammen kweken op koffiedik. Dat koffiedik zou hij ophalen bij horecaondernemers. Dat werd door de gemeente gezien als het ophalen van afval, en dat mag niet zomaar. Uiteindelijk is er een oplossing gevonden: de oesterzwammen worden gekweekt op de locatie waar het koffiedik ook ontstaat. Op een hogeschool. Dan hoef je het koffiedik niet te vervoeren. De toestand kostte een half jaar vertraging.

Elke gemeente

Dit verhaal verraste mij totaal niet. Dit keer ging het over Zwolle, maar het had net zo goed over elke andere gemeente in Nederland kunnen gaan. Ook in Emmen, waar ik werk als strategisch adviseur, hebben ondernemers vergelijkbare ervaringen. Het hoeft niet perse te gaan om duurzaamheid. Het kan ook gaan om de arbeidsmarkt of om zorg en welzijn. Er is daarbij vaak veel kritiek op de ambtenaren in het gemeentehuis. Want zij voeren het beleid van de gemeente kennelijk niet uit. Maar is het wel zo zwart-wit?

De vraag die ik in deze blog wil beantwoorden is hoe het komt dat een gemeente het één zegt, maar in de praktijk het andere, ja zelfs precies het tegenovergestelde, doet. Ik denk dat ik een antwoord heb en ik wil je ook graag een oplossing voorleggen: hart voor mensen, hard voor het systeem. Dit wil ik graag illustreren met een voorbeeld van, laten we zeggen, de zaklamp.

De zaklamp als systeem

De wat oudere generatie onder ons kent ze nog wel: die grote zaklampen die je mee had op de camping, en waar vier van die joekels van batterijen in moesten. Altijd ellende met die dingen, want als 1 van die batterijen op begon te raken, stond je meer te schudden met dat ding, dan dat er licht uit kwam. Nou, die zaklamp, dat is het systeem in het gemeentehuis. Lekker log. Ik werk er zelf, dus ik mag het zeggen.

Afijn, die zaklamp, die werd natuurlijk ergens gemaakt, in een fabriek. Die eigenaar van die fabriek, die heeft ook een keer op de camping gestaan met die zaklamp. En die dacht bij thuiskomst, weet je wat: die ellende wil ik nooit meer. Ik wil een kleinere zaklamp, met kleinere batterijen. Eentje die zuiniger is en waar minder vaak van die schadelijke batterijen in moeten.

Die eigenaar, dat is het college van B&W van een gemeente. Hij heeft een visie hoe het anders kan en moet. Ideeën vol van duurzaamheid en een betere wereld. Maar ja, die directeur kan wel mooie ideeën hebben: hij staat nog steeds met die grote, logge zaklamp in de hand te schudden. Er moet dus een nieuwe zaklamp worden ontworpen. En met alleen het ontwerp is hij er niet. De fabriek is namelijk helemaal ingericht voor de productie van de oude zaklamp. Dus wil hij de nieuwe zaklamp maken, dan moeten alle werkomschrijvingen en processen worden aangepast. Maar hij weet nog niet hoe, want hij heeft alleen nog maar een ontwerp van de nieuwe zaklamp. Hij begint daarom prototypes te maken, waarmee een klein groepje van zijn medewerkers gaat experimenteren in een laboratorium. Op deze manier komen ze erachter hoe de nieuwe zaklamp eruit gaat zien en welke processen moeten worden aangepast om deze nieuwe zaklamp succesvol op de markt te brengen.

Even terug naar het gemeentehuis… Voelt u ‘m al?

Vernieuwende ideeën

Een keer in de vier jaar komt er een nieuw college in het gemeentehuis. Met heel veel verschillende ideeën over heel veel verschillende zaklampen. Er worden vervolgens een heleboel ontwerpen gemaakt van die zaklampen, ook wel beleidsplannen genoemd.

Naast alle mooie ideeën van het college, liggen er ook heel veel goede ideeën van de Rijksoverheid. De decentralisatie van het sociaal domein, echt heel leuk. En de Omgevingswet, ook zo’n gezellige. Gigantische operaties, die moeten worden uitgevoerd ‘terwijl de winkel open blijft’. Geen zaklamp-fabriek die je dat nadoet hoor. Maar wacht, dan hebben we het belangrijkste nog niet gehad: De inwoners, al dan niet vertegenwoordigd in de gemeenteraad, hebben ook heel gave nieuwe ideeën hoe het anders en beter kan in hun gemeente.

Oude systeem

En voor al deze ideeën moeten de werkprocessen en werkomschrijvingen worden aangepast. Welke werkprocessen, dat is niet bekend. Want tja, we hebben alleen nog het ontwerp, en iedereen wil dat hun idee eergisteren is geïmplementeerd. Dus het systeem kan meestal niet voldoende aangepast worden op alle vernieuwende ideeën. Dan is het net alsof je kleine batterijen in zo’n logge zaklamp stopt en dan verwacht dat ie werkt. En als er dan iets niet goed gaat, zoals in Zwolle, dan krijgen ambtenaren de schuld. Die houden dan namelijk ineens teveel vast aan regels en procedures. Ja, natuurlijk doen ze dat! Daarvoor zijn ze potverdorie aangenomen!

En dan nog iets: Ambtenaren moeten nog met het systeem van die logge zaklantaarn werken, terwijl de wereld inmiddels al lang de zaklamp helemaal heeft verbannen. Die zit namelijk in elke smartphone geïntegreerd. Ook al zou je willen, je krijgt het systeem dus eigenlijk nooit goed aangepast, want je loopt steeds achter de feiten aan.

Dit kan natuurlijk niet zo doorgaan. Die goede ideeën van het college, Rijksoverheid, bewoners en ondernemers moeten ook in de praktijk kunnen worden uitgevoerd. Het is op alle fronten namelijk vijf voor twaalf. Op het gebied van de zorg, van de arbeidsmarkt, duurzaamheid, ja, van de aarde als geheel. Gemeenten hebben hier een gigantische verantwoordelijkheid en ze moeten dus als de donder veranderen in wendbare organisaties, die snel werkprocessen kunnen aanpassen. Daarbij moeten we vooral het gevecht aan met het huidige systeem, en dus niet met de mensen die met dat systeem werken. Die proberen namelijk gewoon hun werk goed te doen. En dat is onder andere om te kijken of procedures correct gevolgd worden. Vandaar dus: hart voor de mensen, hard voor het systeem.

Dus wat te doen? Daar heb ik wel ideeën over:

Laboratorium setting

Ga, net als de zaklamp-fabrikant, experimenteren met prototypes van nieuwe werkwijzen in een veilige laboratorium setting. Ik zie het als volgt voor me: een klein groepje medewerkers krijgt volledig mandaat en geld voor één specifiek onderwerp. Bijvoorbeeld: initiatieven van sociaal ondernemers. Zij krijgen de opdracht om samen met deze sociaal ondernemers op zoek te gaan naar nieuwe werkprocessen, nieuwe systemen, nieuwe verdienmodellen. Zoveel mogelijk binnen de randen van de wet, maar liefst er net overheen. Vernieuwing ontstaat namelijk vooral als het niet helemaal past in het huidige systeem. Oh ja, het mag mislukken, want daarvoor is het een experiment. Dat is niet zo’n fijne boodschap voor de wethouder, want die houdt meestal niet zo van mislukkingen. Maar je moet risico’s nemen, anders kun je niet leren van nieuwe manieren van werken.

Als het experiment is afgerond (met een succes of een mislukking), dan kijk je welke procedures en werkprocessen in het oude systeem weg moeten, om de nieuwe werkwijze te kunnen implementeren. In het geval van Frank Aalbers moet je wellicht het beleidskader van ‘afval’ wat oprekken. Of juist niet: maak er een omschrijving ‘grondstof’ van, en het probleem is wellicht opgelost.

In gevecht

Klinkt simpel he? Is het niet. Want het ‘oude systeem’ zal vechten voor wat het waard is. Het oude systeem houdt namelijk niet van verandering. Die zal zich verzetten en dus komt er gedoe, en discussie. En dan moet je doorpakken.
Maar geloof mij: het is veel en veel fijner om zelf, binnen het gemeentehuis, die ellende te veroorzaken door die veilige laboratorium setting, dan dat het van buitenaf gebeurt. Of staat jouw gemeente binnenkort liever in het Financieel Dagblad, met de kop: “ Gemeente stuurt duurzame ondernemer van kastje naar de muur”?