Kort en krachtig hybride samenwerken, daar ga ik het in dit artikel over hebben. Veel organisaties worstelen met de combinatie tussen online werken en elkaar fysiek ontmoeten. Maar het hoeft echt niet zo moeilijk te zijn! Je kunt kiezen om naar een ander niveau van samenwerken te groeien, daarover schrijf ik in een volgend artikel. Maar je kunt ook kiezen voor kort en krachtig proces. Dit proces beschrijf ik hieronder:
Kort en Krachtig hybride samenwerken
In dit proces concentreer je je vooral op het hybride gedeelte van de samenwerking. Starten met deze variant binnen je organisatie heeft voordelen: Je kunt direct met je team aan de slag en je hoeft weinig organisatiebreed te organiseren. Je hebt snel resultaat en dat geeft energie. Je kunt dit proces prima gebruiken als het gewoon al lekker loopt in het team, en als er weinig onderstroom of gedoe is. Je hebt hier bovendien weinig begeleiding voor nodig. Wil je zelf aan de slag, dan beveel ik van harte het boek Eerste hulp bij hybride werken' van Kim Spinder aan. Als je het boek koopt, kun je gratis een workshop met materiaal downloaden. Dikke tip!
Proces Kort en Krachtig hybride samenwerken
In het proces Kort en Krachtig doorloop je een aantal stappen. Je kunt dit gewoon zelf als team oppakken, maar let op: hybride werken is een organisatievraagstuk, en voor sommige zaken heb je de medewerking van het management nodig. Dat begint al in stap 1.
Stap 1: Kaders
Probeer van te voren bij het management te achterhalen wat de kaders zijn als het gaat om tijds- en/of plaats-onafhankelijk werken. Wat mag je wel en wat mag je niet? Waar houdt de ruimte van het team op? Maar ook: welke ontwikkelingen staan er op stapel, als het gaat om Bricks, Bytes en Behaviour? Veel MT's zijn namelijk bezig met het beter inrichten van hybride werken, dus het is wel handig om te weten hoever het daarmee staat. Voordat je allemaal prachtige (en wilde?) plannen bedenkt met je team. Let daarbij op de volgende zaken:
- Probeer het ‘waarom’ van deze visie te achterhalen. Wat is de onderliggende bedoeling van de keuzes die over tijds- en plaatsonafhankelijk werken zijn gemaakt? Die bedoeling ligt ALTIJD buiten de organisatie en heeft ALTIJD te maken met het bestaansrecht van de organisatie. Het ‘waarom’ is belangrijk omdat je daar beter de plannen van jouw team aan kunt toetsen.
- Achterhaal ook naar welke fase van hybride werken de organisatie naartoe mag of moet groeien. Spinder beschrijft vijf fasen van hybride werken (er is geen goed en er is geen fout, maar wees vooral wel eerlijk):
- Je moet aanwezig zijn
- Je mag één dag per week thuiswerken
- Je speelt online kantoortje
- Je ervaart de voordelen van samenwerken op afstand
- Je werkt synchroon samen
Bovengenoemde twee aspecten zijn belangrijk omdat veel organisaties daar te snel overheen stappen. Omdat hybride werken zo’n trend is, gaan organisaties aan de slag met hybride werken om het hybride werken. Op dat moment is er geen urgentie en zal deze verandering mislukken voordat het begonnen is.
Als het gaat om de fase van hybride werken dan zitten de meeste organisaties nog in fase 3. Je gebruikt nog steeds de oude middelen en je hebt de oude mindset over samenwerken, terwijl je in een nieuwe tijd zit. Ik vergelijk het vaak met de eerste auto’s die op de markt kwamen. Qua uiterlijk leken ze op een koets. Bij hybride werken heb je andere communicatiemiddelen nodig en gebruik je andere manieren van samenwerken. Doe je dat niet, dan zit je in fase 3.
Stap 2: Persoonlijke voorkeuren bepalen
Voordat je met je team afspraken maakt, is het handig om te weten welke voorkeuren elk individu heeft. Zo kun je in een gezamenlijke teamsessie meters maken met alle gezamenlijke afspraken (en dat zijn er nogal wat!). Je onderzoekt voor jezelf wat voor type persoon je bent, wat jij het meest hebt gemist tijdens het thuiswerken en wat je graag wilt vasthouden van die periode. Maar ook leg je vast waar je meer van wilt, waar je de meeste tijd aan besteedt, of waar je juist meer tijd aan wilt besteden én hoe je ideale werkweek eruit ziet. Als je dit zelfonderzoek hebt gedaan, weet je wat jouw behoefte is en wat jij nodig hebt van je team. Wees eerlijk naar jezelf en de ander toe, dat niet alle wensen kunnen worden ingewikkeld. Het gaat er vooral om dat alle individuele behoeften helder zijn, zodat je als team een goede balans kunt gaan zoeken tussen de individuele behoeften en de behoeften van de organisatie en het team.
Voor deze oefening gebruik ik graag een Mural-bord (Miro mag natuurlijk ook). Je vraagt je collega’s om hun persoonlijke mening op het bord aan te geven en zo krijg je direct inzicht in de kansen en uitdagingen van het team als geheel.
Stap 3: Teamsessie nieuwe werkafspraken maken
Spinder heeft in haar boek een volledig draaiboek gemaakt voor de teamsessie Nieuwe Werkafspraken, waarbij aan alles is gedacht. Dus ga hier gewoon lekker mee aan de slag.
Op basis van het draaiboek van Kim Spinder heb ik een ontwerp gemaakt voor een teamsessie waarbij je meer vanuit een van tevoren geïnventariseerde behoefte van het team aan de slag gaat met het maken van werkafspraken. Wil je hier meer over weten, neem dan contact met mij op.
Let op: als je zelf aan de slag gaat met het draaiboek van Kim Spinder, doe dit dan niet met een team waar gedoe is, of als er andere spanningen zijn die eerst boven tafel moeten komen. Is dat het geval, kies dan voor een wat intensiever proces, gericht op een betere samenwerking in het team. Of schakel een professionele teamcoach in om dit eerst uit de weg te helpen. Dat hoeft helemaal niet zoveel extra tijd te kosten. De meeste problemen zijn in 1 of enkele sessies opgelost. Ik kan je hier ook bij ondersteunen.
Teamsessie Werkafspraken
Je bepaalt eerst hoe je gaat samenwerken: op kantoor, hybride of op afstand. Dan bespreek je de werktijden en bepaal je welke manier van werken de voorkeur heeft. Vervolgens bepaal je welke teamactiviteiten je waar wilt doen. Bijvoorbeeld beslissen, innoveren, geconcentreerd werken, enzovoorts… Daarna bespreek je welke overleggen er allemaal zijn, wanneer en waar/hoe deze moeten plaatsvinden. Je bepaalt ook welke afspraken je maakt voor het ontmoeten van elkaar, wanneer je bereikbaar bent en hoe je dat vastlegt. Ook bepaal je welke tools jullie gaan gebruiken voor een goede samenwerking en wat je nodig hebt om op deze nieuwe manier samen te gaan werken (ICT, faciliteiten, e.d.). Je besluit met afspraken over hoe je gezond en fit blijft voor het werk. Ik noemde het al: er komt nogal wat op je af, dus die individuele inventarisatie in stap 2 is écht geen overbodige luxe….
Stap 4: Experimenteren
En dan mijn favoriete onderdeel: Experimenteren! Het liefst onder de radar. Niets zeggen, gewoon doen en uitproberen. Als het werkt, hang je het maar aan de grote klok. Krijg je niet het juiste resultaat, kijk dan nog eens naar de afspraken die je hebt gemaakt in de teamsessie en probeer een andere manier van samenwerken uit. Nieuwe ronde, nieuwe kansen!
Stap 5: Evalueren en bijstellen
Iedereen weet: als je met elkaar een plan en afspraken maakt, en wanneer je hiermee begint te werken, dan loopt niet alles volgens plan. Sommige dingen werken helemaal niet, of afspraken worden niet nagekomen. Hop, terug naar de tekentafel, afspraken tegen het licht houden en herzien. Niet vergeten deze stap. Je gaat dit toch vergeten, maar vergeet het toch maar niet. Dit is echt belangrijk…
Veel succes!
Hopelijk word je enthousiast om met je team afspraken te gaan maken. Heb je hulp nodig, laat het me weten. Ik help je graag met het voorbereiden van een leuke sessie voor jou en je team. Meer weten? Neem dan contact met mij op.
Blijf op de hoogte
Meld je aan voor updates via e-mail:
