Wanneer het systeem spreekt

Ken je dat: dat je een e-mail stuurt, of je zegt iets tegen een collega en ineens heb je de poppen aan het dansen. Je collega reageert enorm geïrriteerd of wordt zelfs kwaad. En jij begrijpt er helemaal niets van. Waar gáát dit over? Je hebt helemaal niks verkeerds gedaan! Jouw collega gaat uit zijn plaat over helemaal niks! Hoe je van een muis een olifant maakt zeg, on-ge-lo-fe-lijk.

Herken je dit? Nou, ik wel. Nu ben ik ook niet echt wat je noemt de meest tactische persoon op aarde. Maar ook als ik mijn woorden zorgvuldig weeg en echt mijn best doe om recht te doen aan alle gevoelens die er spelen, gebeurt het me. Nu is de vraag: ligt dit nou aan mij, de zender van de boodschap? Ben ik gewoonweg gevoelloos? Of ligt het aan die ander, de ontvanger? Heeft hij of zij een kort lontje?

Systeem

Als ik nu eens stel dat het aan geen van tweeën hoeft te liggen? Als ik nu eens stel dat er een derde partij in het spel is, die ons iets duidelijk probeert te maken?
Ik heb het hier over het systeem. Niet het systeem als in de regels en procedures, maar een meer onzichtbaar systeem. Een systeem dat bepaalt hoe mensen zich, vaak onbewust, bewegen in een georganiseerde groep (een team, een organisatie, een vriendenkring of familie). Dit systeem wordt gevormd door overtuigingen, gedragingen, patronen en de geschiedenis van de groep. Je kent wellicht de term ‘systemisch werken’ en misschien heb je ook weleens gehoord van ‘familieopstellingen’ of ‘organisatieopstellingen’. Nou, dat systeem bedoel ik dus.

Bugs in het systeem

Zoals in elk systeem, kent ook dit systeem ‘bugs’, foutjes. Die foutjes zijn, net als het systeem zelf, vaak niet met het blote oog te zien. Maar soms spreekt het systeem. En meestal niet op een heel fijne manier. Dan is er gedonder in de tent. Mensen gaan dan ruzie maken met elkaar, vaak over iets wat op het eerste oog nergens om lijkt te gaan. Dus je zou zeggen: als dat systeemfoutje zichzelf zichtbaar maakt, dan zien we het wel. Nope. Niet waar.
Als het systeemfoutje zich laat zien, dan zijn we namelijk veel te druk met ruzie maken. Persoon X snapt werkelijk niet waarom persoon Y zo boos op zijn opmerkingen wordt, en persoon Y begrijpt niet hoe persoon X zo gevoelloos kan reageren. Het is toch overduidelijk waarom persoon Y boos is, dat hoeft persoon Y toch niet uit de tekenen! We zijn ontzettend druk met het niet begrijpen van elkaar en missen het signaal wat het systeemfoutje ons probeert te geven.

Als het systeem ‘spreekt’

Onlangs was ik zelf onderdeel van zo’n signaal van het systeem. Wat was er aan de hand:
Op dit moment werk ik voor een opdrachtgever aan een proces waarin ik onderzoek wat er allemaal niet goed gaat in de samenwerking tussen een vereniging en de gemeente. Al jarenlang gaat er van alles mis, er zijn veel verschillende mensen bij betrokken en het lukt niet om het op te lossen. Nadat ik een dossier had gemaakt van de hele historie van het proces, heb ik eerst alle betrokkenen een middag uitgenodigd. We hebben met behulp van diverse werkvormen achterhaald wat er heel goed gaat, waar mensen last van hebben en welke oplossingsrichtingen ze zelf zien om dingen te verbeteren. Daarna hebben zich een paar mensen opgegeven om in een kleiner comité verder te gaan werken aan de mogelijke oplossingen.

Tijdens die middag viel mij al op dat sommige mensen wat narrig tegen elkaar deden. Niet echt onvriendelijk, maar meer lichtelijk geïrriteerd. Ik kreeg het gevoel dat bepaalde mensen niet echt lekker door één deur konden, terwijl dit wel noodzakelijk is om de problemen op te kunnen lossen.
Toen ik hiernaar vroeg in het kleine comité, werd dit onderwerp op een voorzichtige manier besproken. Woorden werden zorgvuldig gewogen en telkens werd benadrukt dat de samenwerking echt steeds beter ging. Natuurlijk waren er in het verleden wel eens wat dingen geweest, maar nu werd daar aan beide kanten hard aan gewerkt.
En hoe ik ook doorvroeg, ik kreeg er niet echt de vinger achter, maar het zat me niet lekker. Ik had die middag met die grote groep toch echt wat anders gezien. Namelijk irritatie, boosheid en onbegrip. Emoties liegen niet. Maar ja, ik moest het doen met wat me werd verteld.

De fout

Gelukkig maakte ik tijdens het proces een fout. Bij een van deze overleggen was van een van de teams niemand aanwezig. Het ging wel over het team. Dat is altijd een wat gevaarlijke situatie. In plaats van dat ik het gesprek uitstelde tot een moment dat wel iemand uit het team aanwezig was, vroeg ik door. De resultaten van het gesprek zette ik in het verslag en het verslag stuurde ik naar alle betrokkenen.
Daar ontstond onrust. Volgens enkele collega’s stonden er dingen in waar zij zich totaal niet in herkenden, en ook het feit dat dit verslag naar enkele managers was gestuurd, vonden ze echt not-done. Ik las het verslag nog eens. En nog eens. En nog eens. Maar nergens kon ik iets vinden waarin ik dit team of deze medewerkers op een bepaalde manier had weggezet. Integendeel zelfs, er stond naar mijn mening een positief voorbeeld in over een recente samenwerking en er stond ook in dat de samenwerking steeds beter ging. Ik las hier dus iets anders dan mijn collega’s. Ik begreep niet waar alle commotie vandaan kwam.

Veenbrand

En toen dacht ik: verrek joh! Dit is het! Dit is het systeem die iets aan mij duidelijk probeert te maken. Ik had het niet verkeerd gezien die middag. Er waren nog dingen onbesproken. Bepaalde dingen hadden nog geen plek gekregen, waren nog niet goed uitgesproken. Door mijn verslag laaide er weer iets op.

Peuren in de wond

Er moest nog iets gebeuren. Er zat ergens iets verstopt in het systeem. Daarvoor was het nodig om terug te gaan in de tijd en dingen te benoemen die de medewerkers lastig vinden om te benoemen. Omdat ze zich niet begrepen voelen, of het gevoel hebben dat ze onterecht ergens van beschuldigd worden. En er is in het verleden waarschijnlijk nooit echt de ruimte geweest (of die ruimte is niet gevoeld) om hierover met elkaar te praten. Omdat de focus lag op: “we moeten goed leren samenwerken.”

Dat is natuurlijk allemaal goed bedoeld, maar het werkt niet.

Het is namelijk weggestopt. We kijken alleen nog maar vooruit. Gedane zaken nemen geen keer en al dat soort onzin. Onzin ja, want dit soort dingen laten zich niet wegstoppen. Het komt telkens als een boemerang weer terug.

Gezond systeem

Je kunt pas echt goed met elkaar samenwerken als het systeem gezond is. Als er niets meer tussen mensen in zit wat de samenwerking blokkeert.
Daarvoor is het nodig om de dingen bij de naam te noemen. En er dan met elkaar over te praten. En afspraken maken hoe je dit met elkaar kunt oplossen.
Pas daarna, wanneer je er met elkaar over eens bent dat het tijd is voor een nieuwe start, pas dan kun je verder. Vanaf dat moment kun je met elkaar afspreken dat het klaar is. Vanaf dat moment kun je gezamenlijk afspreken dat je vooruit kijkt.
Pas dan heeft het systeem gesproken, er is geluisterd, er is wat mee gedaan. Pas dan komt het systeem weer tot rust.
Ik ben ervan overtuigd: de samenwerking zal vanaf dan veel beter verlopen.